Privacy statement ‘Werken bij VECOZO’

Solliciteer je naar een functie bij VECOZO? Dan verstrek je persoonsgegevens aan ons. VECOZO verwerkt en beveiligt deze persoonsgegevens op een zorgvuldige manier. Daarbij houdt VECOZO zich aan de eisen die de privacywetgeving (AVG) daaraan stelt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Jouw persoonsgegevens verwerken we uitsluitend in het kader van activiteiten die verband houden met de sollicitatieprocedure. Bijvoorbeeld voor de beoordeling van je CV. Maar uiteraard ook om je schriftelijk (per e-mail) te kunnen benaderen of om telefonisch contact met je op te kunnen nemen.

Per fase van de sollicitatieprocedure kan verwerking van persoonsgegevens qua doel en grondslag verschillen. Daarom leggen wij per fase uit welke gegevens wij verwerken.

Sollicitatie via de website

Wanneer je solliciteert via www.werkenbijvecozo.nl, ontvangen wij jouw sollicitatie. Onze recruiters selecteren de meest passende kandidaten voor een kennismakingsgesprek. We verwerken hierbij minimaal de volgende gegevens:

Voornaam
Voorvoegsel
Achternaam
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Motivatiebrief
Curriculum Vitae

Gespreksfase

Bij elke functie vinden sollicitatiegesprekken plaats, fysiek op kantoor. Tijdens deze gesprekken leren we elkaar beter kennen voor een mogelijke ‘match’. Er worden misschien aantekeningen gemaakt over het gesprek, wat ons helpt een eindbeoordeling te maken welke kandidaat het meest geschikt is voor de vacante functie.

Assessmentfase

Een assessment maakt onderdeel uit van de procedure. Wij geven jouw persoonsgegevens door om het assessment uit te voeren. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

Voorletters
Voornaam
Voorvoegsel
Achternaam
Geslacht
E-mailadres

We kunnen jouw gegevens laten verwerken door een partij die namens VECOZO een assessment of een screening uitvoert. Wij blijven in dit geval verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. Als wij daarbij gebruik willen maken van jouw referenties, vragen wij vooraf toestemming.

Beslissing & Aanbod

Wanneer zowel jij als wij enthousiast zijn, ontvang je een aanbod. We delen dan het arbeidsvoorwaardenvoorstel. Hierbij verwerken we persoonsgegevens zoals:

Naam en contactgegevens
Startdatum contract
Functie
Geboortedatum
Proeftijd
Arbeidsvoorwaarden

Screening

Gerechtvaardigd belang

We vinden het belangrijk dat iedereen die voor VECOZO werkt, zijn of haar taken en verantwoordelijkheden betrouwbaar en integer uitvoert. VECOZO levert onder meer diensten voor (ziektekosten)verzekeraars die zijn onderworpen aan (Europese) wet- en regelgeving. Als gevolg hiervan heeft VECOZO maatregelen doorgelegd gekregen, waaronder de zorgvuldige (her)screening van medewerkers.

Daarom wordt iedereen voordat hij/zij bij VECOZO kan starten gescreend en worden bepaalde functies met een hoog risico-classificatie periodiek (1x per 3 jaar) geherscreend.

Voor het uitvoeren van een (her)screening geldt dat dit is gebaseerd op de grondslag gerechtvaardigd belang. VECOZO maakt bij de (her)screening gebruik van een screeningstool die wordt geleverd door een leverancier waar passende verwerkingsafspraken mee zijn gemaakt.

Bij de screening doen wij een:

ID-check
een verificatie op de behaalde diploma’s en/of certificaten
Een check op de Nederlandse en Europese sanctielijst
Controle middels een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Referentiecheck (optioneel)

De gebruikte persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de betrouwbaarheids- en integriteitstoets.

Job Alerts

Als je op de hoogte wil blijven van de nieuwste vacatures, kun je jezelf inschrijven voor Job Alerts. Je gebruikt hiervoor jouwnaam en e-mailadres. Je ontvangt dan passende vacatures van VECOZO in je mailbox.

Wil je niet langer op de hoogte gehouden worden van de nieuwste vacatures? Schrijf jezelf dan uit voor Job Alerts. Dit doe je via een link in de ontvangen e-mail.

Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Uitvoering overeenkomst: Wij verwerken jouw gegevens om de arbeidsovereenkomst tot stand te laten komen.
Gerechtvaardigd belang: Wij screenen sollicitanten om ervoor te zorgen dat wij integer en betrouwbaar personeel aannemen.
Toestemming: Jij geeft ons toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens zodat wij jou passende vacatures kunnen sturen via Job Alerts.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

VECOZO neemt maatregelen om jouw persoonsgegevens passend te beveiligingen. Jouw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers van de afdeling HRM én medewerkers die betrokken zijn bij de vacature.

Gegevens bewaren

Wat doen we met je gegevens na afronding van de sollicitatieprocedure?

Leidt je sollicitatie tot een vast dienstverband, dan nemen we je gegevens op in ons personeelsbestand.
Leidt je sollicitatie niét tot een dienstverband, dan bewaren we jouw persoonsgegevens maximaal 4 weken na het sluiten van de vacature.
Geef je ons toestemming om na afsluiting van de sollicitatieprocedure jouw gegevens ‘in portefeuille’ te houden, dan bewaren we jouw gegevens maximaal 1 jaar. De toestemming kun je geven bij de start van je sollicitatie via het sollicitatieformulier of gedurende de sollicitatieprocedure via de sollicitanten portal.

Wanneer jij je hebt ingeschreven voor Job Alerts worden jouw gegevens verwijderd wanneer jij je uitschrijft. Tot die tijd bewaren en verwerken we jouw gegevens om je passende vacatures te sturen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen volgens de AVG. Dit kan voor zover de wet en/of de wettelijke bewaartermijnen dit toelaten. Stuur hiervoor een mail naar de functionaris gegevensbescherming (FG) van VECOZO: fg@vecozo.nl. Binnen 4 weken ontvang je van de FG een reactie.

Vraag of klacht?

VECOZO besteedt de grootst mogelijke aandacht en zorg aan de inhoud van dit Privacy statement. Voor ons staat voorop dat de informatie correct, actueel en duidelijk moet zijn en dat toegankelijkheid tot informatie zoveel mogelijk is gewaarborgd. Heb je vragen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Stuur dan een mail naar de functionaris gegevensbescherming van VECOZO: fg@vecozo.nl of ga naar het Informatie- en Meldpunt Privacy van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging privacy statement

VECOZO besteedt de grootst mogelijke aandacht en zorg aan de inhoud van dit Privacy statement. Toch kan het voorkomen dat wij genoodzaakt zijn om dit Privacy statement te wijzigen. Bijvoorbeeld omdat wet- en regelgeving hierom vraagt.

Op deze pagina is altijd de meest recente versie van ons Privacy Statement gepubliceerd.

Team HRM
VECOZO
Dr. Anton Philipsweg 35
5026 RK Tilburg

Versienummer: 1.8
Versiedatum: 27 september 2024